Consultanță pentru implementarea canalelor de avertizare de integritate (whistleblowing)

• Dezvoltarea şi consolidarea sistemului de gestionare a sesizărilor privind abaterile etice sau de altă natură, neregulile sau orice încălcări ale legislației și reglementărilor aplicabile în vigoare prin dispozitivele de alertă profesională (avertizarea de integritate).
• Asigurarea componentei tehnice de colectare a avertizărilor și sesizărilor de la avertizorii de integritate și transmitere către Companie prin canale online (platformă web, e-mail), telefonic;
• Actualizarea procedurii de colectare, procesare (înregistrare, anonimizare, analiză), arhivare și raportare a avertizărilor, dacă este cazul;
• Asigurarea funcționării sistemului de gestionare a sesizărilor prin activități de colectare, procesare și raportare către Companie;
• Elaborarea/Actualizarea Politicii privind raportarea abaterilor etice, a neregulilor sau a oricăror încălcări ale legii prin dispozitivele de alertă profesională (avertizare de integritate) pentru punerea acesteia în acord cu Directiva (UE) 2019/1937.

• Veți avea implementat în mod efectiv un sistem care să vă ajute să răspundeți atât cerințelor legale, cât și celor ale standardelor internaționale, ale partenerilor de afaceri și ale părților interesate;
• Veți primi un set de documente ușor de înțeles și aplicat, care să vă ajute să reduceți riscurile și vulnerabilitățile și să preveniți angajarea răspunderii atât pentru companie cât și pentru conducerea și personalul acesteia;
• Veți avea un sistem funcțional de gestionare a canalelor de avertizare de integritate (whistleblowing), construit în acord cu cerințele standardului ISO 37001 și Directiva privind protecția avertizorilor de integritate , fără a genera birocrație excesivă;
• Veți beneficia de cunoștințele și experiența unei echipe multidisciplinare, cu experiență națională și internațională de peste 18 ani în acest domeniu;
• Veți beneficia de cunoștințele și experiența unei echipe care a furnizat servicii similare pentru alte companii de pe piața românească, iar soluțiile propuse și-au demonstrat eficacitatea;
• Veți putea cere sprijin echipei noastre oricând aveți nevoie.

Etapa 1

Agrearea procedurilor de preluare, prelucrare și transmitere a avertizărilor de integritate și asigurarea funcționării sistemelor fizice și electronice de preluare a avertizărilor de integritate.

Pentru realizarea acesteia, se vor parcurge următoarele activități:

1. Menținerea liniei telefonice alocate, adresă e-mail, dedicată preluării avertizărilor de integritate, dacă este cazul
2. Recomandări privind secțiunea web dedicată de companie prin care aceasta gestionează sistemului de management participativ, raportare și feedback, menținerea structurii agreate anterior și actualizarea acesteia, după caz
3. Menținerea și actualizarea, dacă este cazul, a structurii platformei web: secțiuni și subsecțiuni, funcționalități, mod de structurare a informațiilor colectate de la avertizori (întrebări de ghidaj), disclaimere, elemente de identitate vizuală, politică privind prelucrarea datelor
4. ElaborareaActualizarea setului de proceduri, politici, reguli care guvernează utilizarea sistemului de gestionare a avertizărilor, dacă este cazul: proceduri de preluare, criterii de prelucrare și analiză; procedură de transmitere a avertizărilor de integritate către beneficiar; procedura de consiliere a persoanelor care doresc să formuleze o avertizare; procedura de contactare a avertizorilor în cazul în care sunt necesare informații suplimentare, dacă este cazul
5. Instruire personal.

Etapa 2

Alocarea resurselor umane specializate pentru preluarea și analiza sesizărilor, raportări, informări, instruire personal, etc. Aceste etape se derulează pe întreaga perioadă a contractului, fiind acțiuni continue pentru executarea acestuia.

Rezultat: Asigurarea funcționalității sistemului de avertizare de integritate.

Pentru serviciile de consultanță pentru actualizarea politicii privind preluarea avertizărilor de integritate, în conformitate cu cerințele Directivei (UE) 2019/1937 și ale legislației naționale de transpunere a acesteia; preluarea și transmiterea răspunsurilor, Prestatorul se obligă să realizeze mai multe activități și să pună la dispoziția Beneficiarului următoarele, în funcție de forma de consultanță solicitată de Beneficiar:

• a. Propuneri de politică sau procedură internă spre a fi aprobate de conducerea companiei/Grupului,
• b. Recomandări/ observații pe marginea politicilor/ procedurilor sau alte documente puse la dispoziție de beneficiar pentru analiză,
• c. Seturi de documente utile incluzând normele aplicabile și modele de bune practici,
• d. Sesiuni pentru instruire personal,
• e. Analize diagnostic cu privire la aspectele interne ale companiei sau analize cu privire la cadrul de conformitate sau legislația în vigoare.